Jakie jest najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu - ekosystem wielu aplikacji, które mają różne zastosowania, czy jedna pozycja, która ma wszystko? Zobacz, jak zostać mistrzem olimpijskim w zarządzaniu projektami.
Gdyby zarządzanie projektami było dyscypliną olimpijską, jaką strategię najlepiej byłoby obrać jako trener? Jakie narzędzia i metody byłyby najbardziej pomocne w zdobyciu złotego medalu?
W świecie sportu, podstawowym zadaniem trenerów i sportowców jest rozwijanie zdolności w pięciu obszarach:
Jeśli marzysz o zostaniu mistrzem olimpijskim, musisz udoskonalać cechy, takie jak:
Skoro znamy już cechy fizyczne i charakteru sportowego mistrza, które wydają się być analogiczne do tych pożądanych u osoby zarządzającej projektami, czas zostać mistrzem project management'u. Po pierwsze, sprawdź jakie masz kluczowe zasoby i narzędzia. Przykładowa lista mogłaby zawierać: know-how i doświadczenie, komputer, notatnik i długopis, kamerę i mikrofon, smartfona oraz dobre połączenie internetowe.
Po drugie, wybierz plan treningowy - w tym przypadku, oprogramowanie. Zastanów się dobrze, bo to klucz do Twojego sukcesu. Na pewno wolisz być na olimpijskim podium niż poznać smak porażki skazać się na dalszą żmudną pracę.
Jakie masz opcje?
Pamiętając o pożądanych umiejętnościach, które chcesz rozwijać, decyzja powinna zostać podjęta po analizie wszystkich mocnych stron.
Rozważmy je jedna po drugiej.
Logowanie się do kilku dedykowanych aplikacji może poprawić Twoją pamięć, ale na pewno nie zaoszczędzi Twojego czasu. Kiedy zastanowisz się, jak Twoje informacje są porozrzucane w różnych miejscach i ile czasu zajmuje złożenie wszystkich części w całość, zobaczysz, że cały czas musisz się przenosić z jednego miejsca do kolejnego. Aplikacje all- in-one pozwalają na przechowywanie wszystkich potrzebnych informacji w jednym miejscu, z dostępem do wszystkich funkcji. To łatwe, szybkie i co najważniejsze - pozwala zaoszczędzić czas i energię na tworzenie nowych pomysłów i udoskonalanie projektów.
Pamiętaj, żeby wziąć pod uwagę czas poświęcony na naukę wydajnej obsługi aplikacji. Korzystanie z wielu platform jest czasochłonne i jest możliwość, że pomylisz różne aplikacje i wkradną się błędy. Dostępność i łatwość użytkowania platform all-in-one jest znacznie większa. Masz jeden, porządny trening i nie ma potrzeby przełączania się pomiędzy programami. Ta łatwość pozwala zaoszczędzić czas - a jak wszyscy wiemy: czas to pieniądz.
Jedna dedykowana aplikacja czy program rozwiąże jeden problem naraz. Ponieważ projekty są skomplikowane na wszystkich płaszczyznach, sprawiają skomplikowane i wielopoziomowe trudności. Jeśli chcesz je rozwiązać szybko i efektywnie musisz mieć szybki dostęp do wszystkich szczegółowych informacji oraz widzieć projekt jako całość - powiększać i pomniejszać tylko wybrane obszary.
To będzie możliwe, jeśli wszystkie informacje na dany temat będą zebrane w jednym miejscu. Przez "wszystkie" mam na myśli główne założenia projektu, otwarte i zakończone procesy, zadania, całą korespondencję z zespołem, zaktualizowane pliki, dokumenty, notatki i wiele więcej. Odkopywanie części układanki w mailach, mobilnych komunikatorach i notatnikach znacznie Cię spowolni i osłabi entuzjazm. Jeśli wybierzesz zły kanał, ważne wiadomości mogą zostać zgubione, usunięte lub nieprzeczytane.
Tylko aplikacja z wzajemnie połączonymi narzędziami podniesie Twoje szanse na zdobycie wymarzonego złotego medalu.
Nie ma wątpliwości, że nasza dyscyplina olimpijska - zarządzanie projektem - to sport drużynowy, który wymaga świetnej współpracy i kooperacji. Wszycy członkowie zespołu muszą ciężko pracować, żeby osiągnąć wspólny cel. Jest też poczucie współdzielonej odpowiedzialności i wzajemnego wsparcia, które pomaga podnieść się po każdej porażce. Zespoły zbudowane są na podstawie unikalnej wiedzy, doświadczenia i umiejętności jednostek, razem tworzących wyjątkowy zestaw cech, które działają jako całość.
Bardzo często, ludziom trudno jest się ze sobą komunikować. Powody mogą być różne: położenie geograficzne, inne strefy czasowe pomiędzy członkami zespołu, ich różnice kulturowe lub po prostu sprawy osobiste. Ktoś woli rozmowy telefoniczne i spotkania, ktoś inny emaile i czaty. Ktoś dużo mówi, ale nie zostawia żadnych notatek o uaktualnieniach, ktoś inny używa tylko minimalnej ilości słów, ale nie przejdzie do kolejnego etapu projektu bez szczegółowego feedbacku od reszty zespołu.
Powtórzmy: tylko aplikacja z wzajemnie połączonymi narzędziami podniesie Twoje szanse na zdobycie wymarzonego złotego medalu.
Jednym z głównych problemów aplikacji jednofunkcyjnych jest to, że nie wszystkie mogą być łatwo zintegrowane. W efekcie, wszystkie Twoje dane są przechowywane w wielu różnych miejscach.
Co więcej, tworzysz kolejne kopie dokumentów z nowymi nazwami, datami, indywidualnymi kodami... co za bałagan! Projekt funkcjonuje chaotycznie! Zgadnij co się stanie po zamknięciu projektu...wysypisko. Przyznaj, że każdy chociaż raz w życiu stworzył foldery "pulpit 1", "pulpit 2" albo "sprzątanie".
Sprawne działanie jest możliwe w uporządkowanym miejscu pracy. Łatwiej jest organizować swoje działania i dane, niezależnie od rozmiaru Twojego zespołu, jeśli każda funkcja jest widoczna i dostępna w jednym miejscu. Każdy zespół może planować swoje działania, ustalać terminy, zarządzać powiadomieniami, korzystać z aktualnych lub archiwalnych plików czy monitorować wszystkie etapy projektu. Z aplikacją all-in-one tak to właśnie działa - sprawnie.
Podczas treningu na sportowych arenach mogą przydarzyć się kontuzje. Możemy spodziewać się przeszkód także przy zarządzaniu projektami. Wszystko co jesteśmy w stanie zrobić to zminimalizować ryzyko. Kiedy nasze dane są w tak wielu miejscach w sieci, łatwo mogą być zhakowane, zgubione, skradzione i stracone. W jednofunkcyjnych aplikacjach największe zagrożenie powstaje przez logowanie się do wielu cyfrowych narzędzi przez konta z mediów społecznościowych lub przechowywanie haseł w przeglądarce, skąd łatwo mogą wyciec. Nie wspominając zwyczaju używania jednego super-hasła do wszystkich serwisów online.
W dobrej aplikacji all-in-one dostęp do danych jest lepiej kontrolowany i zabezpieczony. To jest moment, żeby wspomnieć o czarnym koniu w tych zawodach: to aplikacja privacy-by-design, używająca szyfrowania end-to-end do chronienia wszystkich Twoich danych przechowywanych w jednym miejscu. Wybór strategii powinien być prostszy po zrobieniu analizy zasobów: aplikacja all-in-one da Ci największe szanse na zdobycie złotego medalu olimpijskiego. Z tym kompleksowym narzędziem możesz zbudować świetne zdolności motoryczne dla swojego projektu i niesamowitego ducha zespołu.
Wreszcie, starannie sprawdź, którą aplikację all-in-one wybrać.
Ja stawiam na czarnego konia - tego, który używa szyfrowania end-to-end. To PrivMX Fusion! Zabezpieczone miejsce ze wszystkimi narzędziami, podzielone na sekcje i danymi dostępnymi z różnych perspektyw: przez pliki, czaty, kalendarze, indywidualne zadania i personalizowane mapy myśli. Dwa wbudowane poziomy, które pomogą Ci spojrzeć na każdy projekt z szerszej perspektywy.
PrivMX Fusion jest świetnym narzędziem do pracy online zabezpieczonym szyfrowaniem end-to-end. Poznaj więcej szczegółów tutaj. Zacznij teraz i zaproś swój zespół!
Justyna Dzięgiel
Podobne posty na blogu:
Jak PrivMX realnie wspiera codzienną pracę zespołu PNIG? W filmowej relacji członkowie zespołu dzielą się swoimi doświadczeniami z korzystania z aplikacji, opowiadając, jak PrivMX wspomaga codzienną komunikację i organizację pracy w ramach prowadzonych projektów.
Pracujesz w startupie? Szukasz rozwiązań, które ułatwią twojemu zespołowi współpracę? W ramach specjalnej oferty PrivMX otrzymasz bezpieczną platformę do zdalnej pracy zespołowej, zawierającą wszystkie narzędzia, których potrzebujesz na co dzień, jak czat, zadania, tablice kanban i listy zadań, pliki i kalendarze. Wystarczy odpowiedzieć na 3 proste pytania.